Comment Novae a digitalisé un processus RH critique en moins de 24h.

Découvrez comment l’agilité de notre solution SIRH et la proximité de nos équipes ont permis à Novae de répondre à une urgence légale avec une solution 100% digitale

100%

de conformité
gérée via le portail

< 24H

pour déployer la
solution

2000

collaborateurs
impactés

Les acteurs du projet

%s

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Suspendisse odio elementum venenatis nunc.

Stéphanie P.

Directrice des Talents

Mon rôle est de faire de la fonction RH un véritable partenaire stratégique,

Jean-sébastien

Chef de projet

Le défi

Générer 2 000 attestations 
de déplacement en moins de 24h

Novae, acteur majeur de la restauration collective, gère 2 000 collaborateurs répartis sur 150 sites. Une organisation multi-sites complexe qui exige une grande réactivité RH.

Mars 2020. Le confinement est annoncé.

En tant qu’entreprise de services essentiels, Novae doit maintenir son activité, mais une nouvelle obligation légale tombe : chaque salarié sur le terrain doit avoir une attestation de déplacement individuelle.

Pour Sophie et son équipe RH, c’est un séisme opérationnel. Le processus manuel existant (e-mails et modèles Word) ne peut absolument pas gérer la situation. Il est matériellement impossible de produire, signer et distribuer 2 000 attestations personnalisées en quelques heures, tout en étant en télétravail.

L’entreprise fait face à une double menace :

Le risque légal : Ne pas être en conformité et exposer l’entreprise à des sanctions.
Le risque opérationnel : Paralyser l’activité si les salariés ne peuvent pas se rendre sur leur lieu de travail.

La situation est critique. Sophie n’a pas besoin d’un simple outil, elle a besoin d’une solution fonctionnelle, immédiatement.

Nous avions un besoin vital pour l’entreprise, en pleine nuit. L’équipe Adequasys n’a pas seulement livré un outil, elle a co-construit la solution avec nous et l’a déployée avant le lever du soleil. C’est ça, un vrai partenaire.

Sophie Dubois

Directrice des RH, Novae

La solution

Une plateforme 100% configurable
 pour une urgence à 2 000 documents

Face à cette impasse, Novae n’avait pas besoin d’un long projet, mais d’une réponse immédiate. C’est ici que notre double compétence d’Éditeur (maîtrise totale de la solution) et d’Intégrateur (compréhension du métier client) a fait la différence.

David, le consultant Adequasys dédié à Novae, n’a pas eu besoin de lire un cahier des charges. Son expertise lui a permis de traduire l’urgence de Sophie en un plan d’action immédiat. Le besoin était clair : un processus 100% digitalisé pour générer, signer et distribuer 2 000 documents individuels sur mobile. 

Cette phase a pris la forme d’un appel d’urgence de 30 minutes.

C’est le cœur de notre valeur d’éditeur. Nous n’avons pas eu à « coder » ou « développer » une solution spécifique. David a utilisé la puissance du socle Adequasys, conçu pour être adaptable :

Il a utilisé le générateur de formulaires pour créer l’interface de demande. Il a paramétré le moteur de Workflow pour automatiser la fusion des données (du Dossier RH) et la génération du PDF.

Il a configuré le Portail RH pour que chaque salarié reçoive son document sécurisé.

Une fois la solution validée conjointement avec Sophie, elle a été activée pour les 2 000 collaborateurs. Nous assurons la réussite du projet jusqu’à son adoption finale.

  Le déploiement et la communication ont été effectués dans la nuit, pour une disponibilité totale avant 6h00 du matin.

Le résultat

D’un risque de paralysie 
à une solution 100% maîtrisée.

1 / La continuité d’activité assurée

Le risque de paralysie opérationnelle est évité. Les 2 000 collaborateurs sur le terrain accèdent à leur attestation via le portail mobile qu’ils utilisent déjà. L’humain est protégé, l’activité est maintenue.

2 / Conformité légale et efficacité RH

L’équipe RH de Sophie est passée d’une montagne de travail manuel ingérable à un rôle de supervision. Le processus étant 100% automatisé (de la demande à la génération du PDF), aucun RH n’a eu à produire de document manuellement. En parallèle, chaque demande était tracée, garantissant une conformité légale totale.

3 / La digitalisation étendue à la gestion des temps et aux talents

L’équipe de Sophie a ainsi poursuivi la digitalisation en activant d’autres modules natifs, en s’appuyant sur le même accompagnement Éditeur-Intégrateur.

Résultats

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Et après ?

Ce n’était que le début

La solution déployée en 24h a été le point de départ d’une transformation plus large.

Dans les mois qui ont suivi, Novae a étendu son usage d’Adequasys à la gestion des absences sur ses 150 sites, puis à la digitalisation de ses 2000 entretiens annuels. La promesse d’un partenariat durable, tenue.